Come scegliere l’agenda giusta

29.10.21 • Categoria: Artigianato di carta, Ispirazioni

“La qualità della vita è la qualità della tua gestione del tempo.”

– BRIAN TRACY

Organizzare le nostre giornate è importante per gestire al meglio il tempo, per dare le giusta priorità, per sentirsi più produttivi ed evitare di tenere tutto a mente.

Da amante della pianificazione ho testato nel tempo numerosi strumenti (Google Calendar, app di liste e reminder, calendari in carta, piccoli quaderni per appunti, agendine tascabili, quaderni liberi, post-it…). Ho utilizzato sia strumenti digitali che cartacei, ma personalmente preferisco accessori in carta poiché l’atto fisico della scrittura mi aiuta a fissare le cose importanti e nutro un profondo piacere nell’utilizzarli. Scegliere un’agenda che ci piace è fondamentale per non dimenticarla nel cassetto dopo poco tempo!
Non esiste uno strumento di pianificazione che vada bene per tutti, ognuno di noi ha esigenze diverse che cambiano nel tempo. In questo articolo vi darò degli spunti interessanti sui diversi strumenti di organizzazione e come sfruttarli al meglio.

agenda 2022

Prima di scegliere il planner giusto dovrete avere ben chiaro cosa organizzare e come utilizzarlo. Non si tratta solo di prendere nota degli appuntamenti, ma anche di programmare bene la giornata, raggiungere obiettivi, appuntare pensieri e idee, pianificare lo studio, abituarsi a nuove routine, organizzare grandi e piccoli eventi, tenere traccia delle spese, annotare contatti, facilitare la gestione familiare.

All’inizio può risultare difficile, ma bastano solo un po’ di pratica e costanza. Se avete tentato varie soluzioni per poi abbandonarle poco dopo, molto probabilmente significa che non avete ancora trovato la soluzione giusta per voi.
Rimediamo subito con 2 esercizi pratici!

Esercizio n.1

Scrivi su un foglio a cosa ti serve un planner. Cosa vuoi ricordare? Quali sono le tue esigenze? Dove lo userai principalmente? Ad esempio è utile capire se lo devi portare sempre in borsa o preferisci averlo sempre in vista sulla tua scrivania.

Esercizio n.2

Se hai già usato un’agenda e non ti sei trovato bene metti nero su bianco perché l’hai trovata scomoda. Quali aspetti negativi hai riscontrato? Ad esempio ti è utile capire se era organizzata male, se il formato non era consono per te, se l’aspetto estetico non ti stimolava ad utilizzarla.


Planner, Agenda o Calendario?

Ora che abbiamo chiarito cosa ci serve e cosa no, dobbiamo capire quale strumento fa per noi e come utilizzarlo al meglio.
Esistono 3 (+1) principali strumenti per organizzarsi: Planner, Agenda, Calendario (+ to do list).

IL PLANNER

Il planner è un bloc notes in formato calendario da tenere sulla tua scrivania (di casa o del lavoro).
Si posiziona come sottomano o si tiene tra la tastiera e il computer; l’importante è averlo sempre a portata di mano per consultarlo facilmente ogni volta che serve, consente una visione d’insieme degli impegni ed è perfetto per sapere quali sono le attività da portare a termine ogni giorno.

Com’è organizzato
– Planner settimanale: disponibile in due formati (A3 e A4), la settimana è disposta su un unico foglio, la scansione oraria della giornata aiuta a tenere sotto controllo gli appuntamenti.
– Planner mensile: coming soon!

Come utilizzarlo:
– appuntamenti della giornata, riunioni, call;
– date di consegne e documenti da elaborare;
– impegni lavorativi e familiari;
– scadenze;
– bollette e rate;
– compleanni;
– visite mediche;
– impegni con i bambini;
– spese settimanali;
– piano studio;
– pulizie settimanali;
– menù settimanale e lista spesa;
– programmare tempo libero e sport;
– programmare grossi impegni: trasloco, evento importante, lavori di ristrutturazione ecc.;
– note al volo (mentre si è a telefono ad esempio!).

Potete aiutarvi utilizzando un colore per ogni tipo di impegno; per esempio blu per il lavoro, giallo per la famiglia, verde per la casa. Ogni foglio del planner ha una sfumatura diversa perché è bello portare colore nelle nostre giornate! E’ un ottimo alleato per semplificare e rendere più divertente la routine quotidiana.

Si può abbinare anche al delizioso blocchettino delle Cose da fare, la classica to-do list da aggiornare e spuntare periodicamente.

planner
planner

L’AGENDA

E’ ideale da portare sempre con sè, un utile contenitore per biglietti e post-it, perfetta per prendere appuntamenti a lungo termine e ricontrollare gli impegni passati.

Com’è organizzata
L’agenda ha un formato compatto e maneggevole, A5 (21×15 cm). E’ disponibile in due differenti rilegature e impostazioni interne.
– Rilegatura in Brossura Collata: la settimana è disposta orizzontalmente con tante righe libere. Scegliete questa rilegatura se usate l’agenda anche come diario perché avete più spazio per scrivere.
– Rilegatura ad Anelli: è strutturata verticalmente e la giornata è scandita dagli orari. Preferite questa versione se la vostra routine ha dei ritmi serrati e cadenzati, se avete necessità di organizzarvi ora per ora ed evitare che gli impegni si sovrappongano.

All’inizio dell’agenda trovate sempre i calendari annuali (dell’anno in corso e del seguente), qui si possono segnare le scadenze più importanti, i compleanni e le ricorrenze, i giorni di ferie e vacanze.
All’inizio del mese trovate il calendario mensile, molto utile per segnare compleanni, pagamenti, scadenze, giorni di vacanza ecc. Ogni settimana ha uno spazio Note e un box per le Cose da Fare.

Come utilizzarla:
– diario personale;
– rubrica di indirizzi e numeri di telefono;
– appuntamenti della giornata, riunioni, call;
– date di consegne e documenti da elaborare;
– impegni lavorativi e familiari;
– scadenze;
– bollette e rate;
– compleanni;
– visite mediche;
– impegni con i bambini;
– spese personali e familiari;
– piano studio;
– pulizie settimanali;
– menù settimanale e lista spesa;
– programmare tempo libero e sport;
– shopping list;
– programmare grossi impegni: trasloco, evento importante, lavori di ristrutturazione ecc.;
– note al volo.

Anche qui potete aiutarvi utilizzando colori differenti per ogni tipo di impegno come abbiamo visto per il planner settimanale.

Un’agenda funzionale serve principalmente per gestire il tempo, pianificare l’attività, essere organizzati. Tenetela sempre vicino e sfruttatela in ogni momento possibile, aggiornatela e consultatela con frequenza. Riunite qui post-it, liste, note sparse su foglietti, tutto andrà nell’agenda. Personalizzate gli interni con adesivi colorati e segnalibri per ritrovare le informazioni in poco tempo, ma meglio evitare decorazioni eccessive per non distogliere l’attenzione. Ecco perché elaboro sempre delle grafiche pulite e semplici!
Trovate informazioni dettagliate sulle Agende in questo post.

agenda
agenda

Il CALENDARIO

E’ un accessorio da affiancare ad uno strumento di pianificazione settimanale (agenda o planner).
Potete considerarlo il vostro aiuto nell’organizzazione macro e generale del mese: scadenze, rate, consegne, giorni di ferie e vacanze. 

calendario viaggio

Com’è organizzato
Tutti i miei calendari hanno un formato compatto e maneggevole, A5 (21×15 cm). Io ad esempio, se ho un appuntamento importante, porto con me agenda e calendario, sono entrambi comodissimi da mettere in borsa.
I calendari sono disponibili in due differenti versioni.
Da parete: ogni giorno ha una casella per appuntare piccole note
Da scrivania: ogni giorno ha una porzione di rigo in cui scrivere.
Entrambe le versioni hanno metà pagina dedicata alle illustrazioni, a conclusione dell’anno potete ritagliarle ed ottenere delle piccole cartoline!

Come utilizzarlo:
– date di consegne dei lavori;
– documenti da elaborare e consegnare;
– scadenze;
– compleanni;
– visite mediche;
– appuntamenti importanti.

calendario oggetti
calendario viaggio

CONSIGLI FINALI

Il mio consiglio è quello di usare un accessorio per l’organizzazione puntuale (della settimana e della giornata) e uno per l’organizzazione macro (annuale e mensile): ad esempio planner settimanale + calendario da parete oppure agenda + calendario da scrivania.
Allora, ti sei fatta un’idea sul tuo organizer? Fammi sapere nei commenti!


Sai che per me la sostenibilità è importante: utilizzo carte certificate, limito l’utilizzo della plastica e recupero anche i più piccoli pezzetti di carta per abbattere gli sprechi. Continuo su questa rotta, certa che anche tu sia sensibile alla questione. Se vuoi approfondire il tema della sostenibilità ti lascio questo post in cui ti spiego come riciclare la carta che hai in casa.
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